Early Bird: 2.400€ invece di 2.700€ se completi l'iscrizione entro il 31 ottobre 2026

Ultimo aggiornamento: 17 agosto 2026

Privacy Policy

Ulisse Exchange

1. Chi tratta i tuoi dati

Il Titolare del trattamento è Salvatore Ambrosino, in qualità di titolare di Ulisse Exchange.

Per qualsiasi domanda su questa informativa o per esercitare i tuoi diritti puoi scrivere a quell’indirizzo. È lo stesso da cui partono le email di Ulisse Exchange, quindi rispondere a una di quelle equivale a scrivere qui.

2. Quali dati raccogliamo

2.1 Dati che ci fornisci tu

Quando compili il modulo di contatto raccogliamo:

Se prosegui con la candidatura, in una fase successiva ti chiederemo anche:

2.2 Dati raccolti automaticamente

Quando visiti il sito, il nostro fornitore di hosting registra dati tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza: indirizzo IP, tipo di browser e sistema operativo, pagine visitate, data e ora della visita.

Utilizziamo inoltre statistiche di traffico aggregate che non impiegano cookie e non consentono di identificarti.

3. Perché li trattiamo e su quale base

Finalità Dati Base giuridica
Rispondere alla tua richiesta di informazioni Dati del modulo di contatto Misure precontrattuali su tua richiesta (art. 6.1.b GDPR)
Verificare i requisiti di partecipazione al programma Data di nascita, iscrizione universitaria, disponibilità Misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR)
Gestire la tua candidatura e il collocamento presso un datore di lavoro Tutti i dati e i documenti raccolti Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)
Registrare, trascrivere e valutare il colloquio (sezione 4) Video e audio delle risposte, clip del consenso, trascrizione Il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR), che puoi revocare in ogni momento
Raccogliere e controllare i documenti per la partenza (sezione 5) Passaporto, curriculum, moduli dell’università, documenti firmati Esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR)
Adempiere agli obblighi fiscali e amministrativi Dati identificativi e di fatturazione Obbligo legale (art. 6.1.c GDPR)
Garantire la sicurezza del sito Dati tecnici di navigazione Legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR)

Non utilizziamo i tuoi dati per finalità di marketing e non inviamo comunicazioni commerciali senza un tuo consenso separato ed esplicito.

3-bis. Se ci arrivi tramite LifeTRAVELED

Questa sezione riguarda una sola situazione, e se non è la tua puoi saltarla: hai compilato lo SWT Interest Form sul sito di LifeTRAVELED, non sul nostro.

LifeTRAVELED è lo sponsor statunitense designato dal Dipartimento di Stato per il programma Summer Work & Travel, e Ulisse Exchange è il suo rappresentante per l’Italia. Quando qualcuno che studia in Italia compila quel modulo, LifeTRAVELED ci trasmette i dati perché siamo noi a seguire la candidatura da qui in avanti.

È l’unico caso in cui riceviamo i tuoi dati da qualcun altro invece che da te. La legge chiede che te lo diciamo, e chiede in particolare che ti diciamo da dove arrivano: te lo diciamo qui e nella prima riga della prima email che ricevi da noi.

Che cosa riceviamo

Quello che hai scritto nel modulo: nome, città, telefono, email, età, paese in cui studi, cittadinanza, anno di corso e mesi della tua pausa estiva.

Gli allegati non li conserviamo. Il modulo di LifeTRAVELED permette di allegare il curriculum e la copia del passaporto. Quei file non entrano nei nostri sistemi: vengono scartati nel momento in cui il messaggio arriva. Se in seguito ti candidi davvero, li carichi tu sulla tua pagina personale, dopo aver letto questa informativa, e a quel punto valgono le regole della sezione 5.

Conserviamo anche il testo del messaggio che ci è arrivato. Serve a una cosa sola: poterti dimostrare da dove vengono i tuoi dati, se un giorno ce lo chiedi.

Perché li trattiamo, e su quale base

Per scriverti una volta e proporti la verifica dei requisiti sul nostro sito. Nient’altro: non ti iscriviamo a niente, non ti mandiamo comunicazioni commerciali e non passiamo i tuoi dati a nessun altro.

La base giuridica è il legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR): tu hai manifestato interesse per questo programma a chi lo organizza, e noi siamo l’unico soggetto che in Italia può darti una risposta. Un interesse che consideriamo anche tuo, perché l’alternativa è che il tuo modulo resti senza risposta.

Per quanto tempo

Sei mesi dall’arrivo del tuo modulo, se nel frattempo non ti candidi. Sei mesi sono una stagione del programma: oltre, quel dato non serve più a niente e si cancella.

Se ti candidi, i tuoi dati passano sotto le regole delle altre sezioni di questa informativa e seguono i tempi indicati lì.

Come ti opponi, e come ci fermi

Rispondi all’email che ti abbiamo mandato e scrivi che non vuoi essere contattato. Cancelliamo tutto, compreso il messaggio originale, e non ti scriviamo più. Non c’è un modulo da compilare e non ti chiediamo perché.

Vale anche scrivere a info@ulissexchange.com. Hai gli stessi diritti descritti nella sezione 9, e in più, trattandosi di legittimo interesse, il diritto di opposizione dell’art. 21 GDPR, che in questo caso significa esattamente quanto sopra: te ne vai con una riga.

4. Il colloquio registrato

Se superi il questionario di idoneità, il passo successivo è un colloquio registrato. Sono i dati più delicati che ti chiediamo, quindi questa sezione è scritta per essere capita, non per essere firmata.

Che cos’è, in pratica

Ricevi per email un link personale, valido sette giorni. Lo apri dal telefono quando ti fa comodo, da solo, e dura circa venti minuti. Compaiono dieci domande in inglese, una alla volta, e rispondi a voce guardando la fotocamera.

Non è una videochiamata. Dall’altra parte non c’è nessuno: la registrazione viene guardata dopo.

Che cosa registriamo

Non registriamo niente prima che tu abbia dato il consenso, e niente dopo l’ultima risposta. Non c’è nessuna registrazione che parte da sola mentre leggi questa pagina o mentre compili il questionario.

Perché lo facciamo

Per due ragioni, e sono vere tutte e due.

  1. Serve a capire come parli inglese e quanto sei pronto a passare tre mesi lontano da casa a lavorare. Sono due cose che un modulo scritto non mostra.
  2. L’organizzazione statunitense che fa da sponsor del programma richiede che il colloquio sia registrato e che noi possiamo dimostrare di averlo fatto. Senza registrazione non possiamo presentarti come partecipante.

Su quale base giuridica

Il tuo consenso (art. 6.1.a GDPR). Non un contratto, non un nostro interesse legittimo: il consenso. È la base più fragile delle tre, ed è una scelta, non una svista. Per te significa tre cose concrete.

Chi vede queste registrazioni

Chi Cosa riceve
Ulisse Exchange tutto: i video interi, la trascrizione, la valutazione. È l’unico soggetto che guarda le registrazioni per intero
Il fornitore che trascrive l’audio solo l’audio delle tue risposte, per trasformarlo in testo. Non riceve il video
Il fornitore che riassume la trascrizione solo il testo già trascritto. Non riceve né video né audio
L’organizzazione statunitense che fa da sponsor il documento di valutazione che discende dal colloquio, e la clip del consenso solo se dovesse essere necessario dimostrare che tu hai acconsentito
I datori di lavoro statunitensi niente di tutto questo. Nessun datore di lavoro riceve i tuoi video

Non pubblichiamo niente, non mostriamo le tue registrazioni ad altri candidati, e non finiscono su nessun social.

I video restano in un archivio privato su infrastruttura configurata per conservarli nell’Unione Europea. Non esiste nessun indirizzo pubblico che restituisca il tuo video: ogni volta che qualcuno lo apre, la richiesta passa da un controllo di accesso.

La cosa che esce dall’Europa, ed è solo l’audio

Per essere trascritto, l’audio delle tue risposte viene inviato negli Stati Uniti. Il video non esce mai dall’Unione Europea. Il testo della trascrizione viene poi inviato, sempre negli Stati Uniti, per produrne un riassunto.

Che cosa significhi di preciso, e che cosa non significhi, è nella sezione 7.1. Vale la pena leggerla: è la parte in cui ti diciamo anche quello che non possiamo garantirti.

Per quanto tempo li teniamo

Che cosa Quanto
I video delle risposte e la clip del consenso 90 giorni dalla nostra decisione, e in ogni caso non oltre 180 giorni dalla fine del colloquio
Trascrizione e valutazione 24 mesi dalla decisione
Le risposte di un colloquio cominciato e mai finito 7 giorni dall’ultima registrazione caricata

Il secondo limite dei video esiste per una ragione precisa: senza, un colloquio su cui nessuno ha mai deciso avrebbe un video che non scade mai. Il caso in cui il video resta più a lungo non deve essere quello in cui non lo ha guardato nessuno.

I 24 mesi della trascrizione servono anche a te: se ti ricandidi la stagione prossima, sappiamo che cosa ti era stato detto e perché.

Nessun computer decide per te

Non decide un sistema automatico. La valutazione e la scelta sono di Ulisse Exchange.

I programmi che trascrivono e riassumono producono materiale di lavoro, non giudizi: un testo di quello che hai detto e un riassunto di quel testo. Chi decide guarda il video. Non esiste nessun punteggio calcolato da una macchina che ti accetti o ti escluda.

Come eserciti i tuoi diritti su questa parte

I diritti generali, che valgono per tutti i tuoi dati, sono nella sezione 9. Per le registrazioni, in concreto, puoi chiederci:

Scrivi a info@ulissexchange.com con “colloquio” nell’oggetto e l’indirizzo email con cui ti sei candidato. Ti rispondiamo entro un mese, e di solito molto prima.

5. I documenti che ci mandi dopo l’accettazione

Se il colloquio va bene e vieni accettato, si apre la parte pratica: mettere insieme i documenti che servono per partire. Ti diamo un accesso personale a una pagina dove li carichi, e questa sezione dice che cosa ne facciamo.

Che cosa ti chiediamo

Tre documenti li procuri tu:

Altri due li firmi e li rimandi indietro: l’elenco dei costi e la scheda del posto di lavoro. Un altro ancora, la trascrizione del colloquio, ce l’abbiamo già e tu la puoi soltanto scaricare.

Se accetti la nostra proposta ti chiediamo anche di firmare il contratto di partecipazione.

Perché li trattiamo, e su quale base

Per eseguire il contratto che hai firmato con noi (art. 6.1.b GDPR). Senza questi documenti il programma non si può fare: l’organizzazione statunitense che fa da sponsor li richiede per registrarti, e senza registrazione non c’è nessun visto e nessun lavoro.

Non è consenso, e la differenza conta: qui non stiamo chiedendo un permesso che puoi negare senza conseguenze, come per la registrazione del colloquio. Questi documenti sono la sostanza del programma, e senza non c’è programma. Se non vuoi fornirli, la conseguenza è che la partecipazione non può proseguire, e te lo diciamo chiaramente invece di far finta che sia una scelta libera.

Chi li guarda

Ulisse Exchange li controlla, uno per uno. È l’unico motivo per cui li teniamo: un documento sbagliato che arriva allo sponsor torna indietro settimane dopo, e nel frattempo sembra tutto a posto. Se qualcosa non va te lo rimandiamo indietro scrivendo il motivo.

Dopo il controllo, sei tu a caricarli sul portale dello sponsor, con le tue credenziali. Quel portale è negli Stati Uniti, e di quel trasferimento parla la sezione 7.

Nessun datore di lavoro riceve i tuoi documenti da noi. Il canale verso il datore è lo sponsor.

Per quanto tempo li teniamo, e questa è la parte da leggere

La nostra non è una copia da archivio: è una copia di passaggio.

Appena un documento è arrivato sul portale dello sponsor, la copia che abbiamo noi non serve più a niente. Quindi la cancelliamo entro sette giorni da quel momento. I sette giorni non sono un margine di comodo: servono perché se il caricamento sul portale non fosse riuscito, ce ne accorgiamo in quella finestra e non dobbiamo chiederti di rimandarci tutto.

Di quello che cancelliamo resta soltanto il fatto, mai l’immagine. Del passaporto conserviamo la data di scadenza, perché ci serve fino alla partenza per controllare che sia valido per tutto il programma. Degli altri conserviamo il nome del file, la dimensione e la data in cui sono arrivati, che servono a dimostrare che il documento è esistito ed era in regola.

Una data di scadenza non è un documento di identità e da sola non identifica nessuno. La copia del tuo passaporto, invece, è la cosa più delicata che ti chiediamo, ed è per questo che la teniamo il meno possibile: la difesa più forte per un dato è non averlo.

Dove stanno, nel frattempo

Su infrastruttura configurata per conservarli nell’Unione Europea, in un archivio privato. Non esiste nessun indirizzo pubblico che restituisca un tuo documento: ogni volta che qualcuno lo apre, la richiesta passa da un controllo di accesso, e dalla tua pagina non è possibile riscaricare quello che hai caricato.

I tuoi diritti su questa parte

Valgono i diritti generali della sezione 9. In concreto, per i documenti, puoi chiederci quali abbiamo, chi li ha visti, una copia di quello che ti riguarda e la cancellazione, tenendo presente che senza quei documenti la partecipazione non può proseguire.

Scrivi a info@ulissexchange.com con “documenti” nell’oggetto.

6. A chi comunichiamo i tuoi dati

I tuoi dati sono trattati da Salvatore Ambrosino e comunicati ai seguenti soggetti, ciascuno per la parte di sua competenza:

Fornitori di servizi tecnici

Questi fornitori agiscono come responsabili del trattamento e trattano i dati solo secondo le nostre istruzioni. I fornitori che trattano i contenuti del colloquio non li utilizzano per addestrare i propri modelli.

Partner del programma di scambio

Autorità

I dati necessari alla richiesta del visto J-1 sono trasmessi alle autorità statunitensi competenti attraverso lo sponsor, nei modi previsti dalla normativa sull’immigrazione degli Stati Uniti.

Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo a terzi per finalità pubblicitarie.

7. Trasferimento dei dati negli Stati Uniti

Questa è la parte più importante di questa informativa e ti chiediamo di leggerla con attenzione.

Il programma a cui ti candidi si svolge negli Stati Uniti. Per poterti candidare è necessario che i tuoi dati personali, inclusi i documenti di identità e il certificato di iscrizione universitaria, siano trasmessi allo sponsor statunitense e, tramite questo, al datore di lavoro e alle autorità competenti.

Gli Stati Uniti sono un paese terzo rispetto all’Unione Europea. La base giuridica di questo trasferimento è la necessità di eseguire il contratto che stipuli con noi (art. 49.1.b GDPR): senza il trasferimento, la partecipazione al programma è materialmente impossibile.

Ti informiamo che negli Stati Uniti la tutela dei dati personali segue regole diverse da quelle europee e che le autorità statunitensi potrebbero avere facoltà di accesso ai dati in casi previsti dalla loro legislazione.

Se non acconsenti a questo trasferimento, non possiamo dare seguito alla tua candidatura. Puoi comunque contattarci per informazioni generali senza avviare la procedura.

7.1 Un secondo trasferimento, più limitato: la trascrizione del colloquio

Se la tua candidatura prosegue con il colloquio registrato, l’audio delle tue risposte viene inviato a OpenAI, L.L.C., negli Stati Uniti, per essere trascritto in testo in modo automatico. Il video non viene trasferito e resta archiviato su infrastruttura europea. Il testo della trascrizione viene poi inviato ad Anthropic PBC, sempre negli Stati Uniti, per produrre un riassunto che serve come materiale di lavoro a chi valuta.

Vale la pena essere precisi su cosa questo significa e cosa no.

Puoi revocare il consenso alla registrazione in qualsiasi momento, anche dopo il colloquio: in quel caso cancelliamo registrazione, trascrizione e riassunto.

8. Per quanto tempo conserviamo i dati

Tipo di dato Conservazione
Richieste dal modulo di contatto senza seguito 12 mesi dalla ricezione
Registrazione video e audio del colloquio 90 giorni dalla decisione, e in ogni caso non oltre 180 giorni dalla fine del colloquio, poi cancellazione automatica
Risposte di un colloquio cominciato e mai finito 7 giorni dall’ultima registrazione caricata
Trascrizione e valutazione del colloquio 24 mesi dalla decisione
Copia del passaporto e degli altri documenti caricati 7 giorni dal caricamento sul portale dello sponsor, poi cancellazione. Restano solo la data di scadenza del passaporto, e nome, dimensione e data degli altri file
Candidature non andate a buon fine 24 mesi dalla conclusione della procedura
Dati dei partecipanti al programma 10 anni, per obblighi fiscali e contabili
Documenti relativi al visto Per la durata prevista dallo sponsor e dalla normativa statunitense
Dati tecnici di navigazione Massimo 12 mesi

Al termine del periodo i dati vengono cancellati o resi anonimi.

9. I tuoi diritti

Puoi in ogni momento chiederci di:

Scrivi a info@ulissexchange.com. Ti risponderemo entro un mese.

Se ritieni che il trattamento dei tuoi dati violi la normativa, puoi presentare reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o rivolgerti all’autorità giudiziaria.

Questo sito non utilizza cookie di profilazione né cookie di terze parti a fini pubblicitari.

Utilizziamo esclusivamente cookie tecnici necessari al funzionamento e alla sicurezza del sito, per i quali la normativa non richiede il consenso.

Le statistiche di traffico che utilizziamo non impiegano cookie, non tracciano i visitatori tra siti diversi e non raccolgono dati che permettano di identificarti.

Se in futuro introdurremo strumenti che richiedono il consenso, comparirà un banner che ti permetterà di scegliere.

11. Modifiche

Possiamo aggiornare questa informativa. La versione in vigore è sempre quella pubblicata su questa pagina, con la data di aggiornamento in alto. Se le modifiche riguardano trattamenti basati sul tuo consenso, te ne chiederemo uno nuovo.